Autentica di firma su dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà

Ultima modifica 1 marzo 2024

L’autentica di firma consiste nell'attestazione effettuata da un Pubblico Ufficiale che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza dall’interessato, previa identificazione mediante l’esibizione di un documento di identità in corso di validità.

Il dichiarante dovrà firmare solo nel momento in cui renderà la dichiarazione al Pubblico Ufficiale, il quale identificherà il sottoscrittore, attestandone l’autenticità della firma, indicando il modo con cui l’identità è stata accertata, riportando il proprio nome e cognome e qualifica rivestita, nonché il luogo e data e apponendo la firma e il timbro dell’Ufficio.

COMPETENZA E LIMITI ALL’ATTIVITA’ DI AUTENTICA

La competenza di autenticare le sottoscrizioni è generalmente attribuita al notaio (art. 72, Legge 16 febbraio 1913 n. 89), mentre il dipendente delegato incaricato dal Sindaco procede in deroga a tale principio generale ed autentica i singoli atti che la legge gli attribuisce, pena la nullità degli stessi a causa di difetto di legittimazione.

Pertanto, il funzionario delegato dal Sindaco si limita ad autenticare unicamente le tipologie di atti sotto definiti:

• Istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà dirette a soggetti privati (banche e assicurazioni) o anche a pubbliche amministrazioni/gestori di pubblici servizi ai soli fini della riscossione da parte di terzi di benefici economici, ad esempio una delega al ritiro di una pensione o un assegno di invalidità (artt. 21 e 38, D.P.R. 445/2000);

• Atti e dichiarazioni relativi al passaggio di proprietà dei beni mobili registrati (automobili e motoveicoli iscritti al P.R.A., navi, galleggianti ed aeromobili iscritti nei registri indicati dal codice della navigazione) e la costituzione di diritti di garanzia su di essi, ovvero pegni ed ipoteche (art. 7, D.L. 223/2006);  (modelli in allegato)
•  Relativi a quietanze liberatorie di assegni emessi senza provvista (art. 8, comma 3-bis, L. 386/1990);
•  Sugli atti previsti dal Codice di Procedura Penale (art. 39, D.L. vo 271/1989);
•  Su determinati atti relativi le adozioni(art. 31, lett. e), L.184/1983);
•  Su dichiarazioni inerenti la sussistenza del debito;
•  Sulle firme in materia elettorale (art. 14, L. 53/1990);
•  Voto per corrispondenza per il rinnovo degli ordini professionali (art. 3, comma 7, D.P.R. 169/2005);

La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà riguarda invece “stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato” (Art. 47 D.P.R. 445/2000), sia riferiti all’interessato stesso che ad altre persone. In questo caso si legalizza la firma, ma non si entra nel merito della veridicità del contenuto.

L’incaricato del Sindaco NON procede invece a legalizzare, in quanto non ricadono nelle previsioni di legge, i seguenti atti:

• a natura volontaristica o negoziale, fra i quali: dichiarazioni di volontà, procure, deleghe, mandati, incarichi, affidamenti, rappresentanze, attribuzioni, contratti, diffide ad adempiere, testamenti, donazioni, sottoscrizioni di polizze assicurative o prodotti finanziari, autorizzazioni, concessioni, assensi, permessi, approvazioni, nullaosta, ammissioni, accettazioni, dinieghi, rifiuti, rigetti, rinunce, cessazioni, negazioni, donazioni, compravendite (fatti salvi i beni mobili registrati), ed in generale tutto ciò che non ricade nella definizione di istanza o dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà.

Per queste tipologie di atti la competenza è notarile o in capo ad altri pubblici Ufficiali.

Inoltre, NON si procede ad autenticare le istanze e dichiarazioni sostitutive che vengono presentate alla Pubblica Amministrazione o ai gestori di pubblici servizi, anche in via telematica, in ragione del fatto che l’autenticità è garantita dalla trasmissione di una copia di un documento di identità in corso di validità, secondo le indicazioni previste dall’art. 38 del DPR 445/2000, così come è valida la firma digitale, se presentata in forma telematica.

PROCEDURA E COSTI

Per richiedere l'autentica di firma, l’interessato dovrà recarsi di persona, SENZA APPUNTAMENTO, presso lo Sportello dell’Ufficio Anagrafe negli orari di apertura al pubblico.
La firma deve essere apposta dinnanzi all'Ufficiale d'Anagrafe e può essere autenticata solo sui documenti redatti in lingua italiana, viceversa un documento straniero dovrà essere accompagnato da una traduzione opportunamente legalizzata.

E' necessario esibire un documento d'identità in corso di validità (carta di identità, patente, passaporto).

L'autentica è soggetta al pagamento dell’imposta di bollo del valore amministrativo di Euro 16,00, che il richiedente dovrà preventivamente acquistare presso un qualsiasi rivenditore/tabaccheria autorizzata, salvo che non sia espressamente prevista un'esenzione a norma di legge, di cui all’allegato B del D.P.R. 642/1972.

CASI DI IMPOSSIBILITA’ ALLA FIRMA

Se il dichiarante non sa o non può firmare per motivi di salute, si applica il dispositivo contenuto nell’art 4 del D.P.R. 445/2000, per cui l’incaricato del Sindaco accerterà la volontà del dichiarante, che deve essere resa liberamente senza costrizioni; verificherà, per quanto possibile, che sia in grado di intendere e volere e darà atto della volontà del sottoscrittore e dell’impossibilità materiale a sottoscrivere.

Nel caso invece in cui il richiedente si trovi in una situazione di impedimento temporaneo a firmare, per ragioni connesse allo stato di salute, la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è resa dal coniuge, o in sua assenza dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado, al pubblico ufficiale, il quale si accerta dell'identità del dichiarante e del suo rapporto di parentela con la persona impossibilitata alla firma.

Riferimenti normativi

• D.P.R. 642 del 26 ottobre 1972 "Disciplina dell'imposta di bollo" e successive modificazioni e integrazioni;
• Circolare Ministero dell'Interno n.10 del 30/07/1993
• D.P.R. 445 del 28 dicembre 2000, "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamenti in materia di documentazione amministrativa";
• Sentenza n. 19966 del 30 agosto 2013, la sez. III della Corte di Cassazione